ControlDoc®ECM/SGDEA

ControlDoc® es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA). Solución SaaS Eficiente, transversal, integral. Gestión de contenidos empresariales bajo principios archivísticos automatizados en cumplimiento Modelo de Requisitos (MoReq).

1.Especificaciones técnicas no funcionales SGDEA:Estándares de accesibilidad W3C (World Wide Web Consortium),portabilidad en SmarthPhone, IOS, Tabletas, celulares, portátiles. Idioma: El SGDEA, Software en idioma español. La aplicación bajo sistemas operativos WINDOWS o Mac OS X. Se implementan sobre Protocolo IPv6 compatibilidad con IPv4; Protocolos HTTPS para la comunicación con usuarios finales y conexión web a través de RestAPI, WSDL.. El protocolo web es HTTPS incluye certificado digital SSL vigencia de un (1) año. Se efectuarán conexiones con: Servidor de correo electrónico del Cliente; Directorio Activo para la gestión de usuarios del Cliente. El cliente deberá entregar información oportuna según cronograma aprobado una vez realice la compra, el paso a producción en máximo en 2 meses, previa instalación y configuración de usuarios prioritarios. 2.Especificaciones técnicas funcionales SGDEA:Módulo ventanilla de radicación -ControlDoc_Communications: Módulo de Comunicaciones recibidas y enviadas presenciales. Ventanilla única; Canales: presencial, PQRS web, correo electrónico. Módulo de Comunicaciones Internas y enviadas cero papel. Editor de texto para la producción, revisión, aprobación y firma de comunicaciones internas y enviadas cero papel. Tablero de control para verificar y gestionar: Documentos creados; por revisar; aprobar; por firmar; Documentos firmados; Documentos en que el usuario a participado; vencidos. Permite la asociación automática de respuesta a un radicado, adjuntar documentos, archivar a un expediente previamente creado en el módulo de archivo. Módulo Gestión electrónica de documentos – ControlDoc_Management. Bandeja de gestión de las comunicaciones recibidas por usuario, flujos de trabajo de la gestión de respuesta. Alarmas. Tablero de control a nivel directivo; indicadores de gestión de las comunicaciones radicadas a nivel de toda la organización, hasta el detalle de la gestión del usuario de manera informativa. Módulo Gestión de Archivo - ControlDoc_File: creación de expedientes archivo de gestión aplicando TRD, Foliado e índice electrónico y metadatos, prestamos, transferencias documentales. Almacenamiento: - De 100 a hasta 1000 usuarios, 2 TB/año, - De 1001 a 2.500 usuarios 10 TB/ año, o 2.501 a 5000 usuarios hasta 20 TB/año